{"id":10400,"date":"2016-10-31T19:04:06","date_gmt":"2016-10-31T23:04:06","guid":{"rendered":"https:\/\/canarie.machinedev.ca\/ainsi-donc-vous-aimeriez-tenir-une-assemblee-generale-annuelle-virtuelle\/"},"modified":"2021-03-29T08:39:37","modified_gmt":"2021-03-29T12:39:37","slug":"ainsi-donc-vous-aimeriez-tenir-une-assemblee-generale-annuelle-virtuelle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.canarie.ca\/fr\/ainsi-donc-vous-aimeriez-tenir-une-assemblee-generale-annuelle-virtuelle\/","title":{"rendered":"Ainsi donc, vous aimeriez tenir une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle virtuelle?"},"content":{"rendered":"<p><em>Par <a href=\"mailto:nancy.carter@canarie.ca\">Nancy Carter<\/a>, directrice des finances<\/em><\/p>\n<p>En 2016, l\u2019\u00e9quipe de CANARIE a effectu\u00e9 un virage radical en choisissant de tenir son assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle (AGA) par vid\u00e9oconf\u00e9rence. Si la d\u00e9cision a \u00e9t\u00e9 facile \u00e0 rendre, son ex\u00e9cution a r\u00e9clam\u00e9 consid\u00e9rablement d\u2019efforts de la part des membres de l\u2019\u00e9quipe, avec pour r\u00e9sultat une excellente AGA. Le succ\u00e8s de l\u2019exercice reposait sur trois crit\u00e8res\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>un plus grand nombre de participants (comparativement \u00e0 l\u2019assistance d\u00e9nombr\u00e9e aux AGA ordinaires);<\/li>\n<li>l\u2019agr\u00e9ment de l\u2019exp\u00e9rience pour les membres;<\/li>\n<li>des commentaires favorables dans le sondage suivant l\u2019assembl\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sachant que beaucoup des organisations qui sont nos partenaires et intervenants tiennent elles aussi une AGA, nous avons pens\u00e9 partager avec vous ce que nous avons appris, de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale. Par consequent\u2026<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"img-float-right alignnone wp-image-9529 size-full\" src=\"https:\/\/www.canarie.ca\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/shutterstock_2343709783.png\" alt=\"shutterstock_2343709783\" width=\"400\" height=\"285\" \/><\/p>\n<h3>Ce qu\u2019il faut savoir<\/h3>\n<p>En premier lieu, vous devrez v\u00e9rifier les r\u00e8glements de l\u2019organisation ou la l\u00e9gislation pertinente pour d\u00e9terminer s\u2019ils autorisent la tenue d\u2019une AGA virtuelle. Cela fait, il n\u2019y a plus qu\u2019\u00e0 continuer!<\/p>\n<p>Les pr\u00e9paratifs de notre AGA virtuelle se sont enti\u00e8rement cristallis\u00e9s dans le d\u00e9sir de faire vivre une exp\u00e9rience enrichissante et positive \u00e0 nos membres. C\u2019est pourquoi nous avons \u00e9tudi\u00e9 chaque aspect de la rencontre <em>sous leur angle.<\/em><\/p>\n<p>En d\u2019autres mots, nous avons d\u00e9termin\u00e9 ce qui suit.<\/p>\n<p><strong>Ce que nos membres souhaitaient voir sur l\u2019\u00e9cran de leur ordinateur.<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Tout a \u00e9t\u00e9 \u00e9valu\u00e9 et test\u00e9 avant le jour J, du formatage des diapositives \u00e0 l\u2019arri\u00e8re-plan des conf\u00e9renciers (ils se tenaient devant des banni\u00e8res de CANARIE), en passant par l\u2019habillement (pas de tissu \u00e0 carreaux ni \u00e0 rayures, qui passent mal \u00e0 l\u2019\u00e9cran).<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Ce qu\u2019ils devaient savoir.<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Nous avons multipli\u00e9 les communications d\u00e9taill\u00e9es, d\u00e8s l\u2019avis de convocation, envoy\u00e9 un mois \u00e0 l\u2019avance. Nous avons mis le lien de la vid\u00e9oconf\u00e9rence bien en \u00e9vidence sur toute la documentation, fourni des instructions claires au moyen de saisies d\u2019\u00e9cran et offert un lien permettant d\u2019obtenir un soutien technique le grand jour. Nous avons envoy\u00e9s des invitations sur calendrier aux membres en guise de rappel. Nous pr\u00e9conisons aussi l\u2019affichage de l\u2019avis de convocation et de la documentation (compte-rendu de l\u2019AGA pr\u00e9c\u00e9dente et \u00e9tats financiers, par exemple) sur une page du site Web. M\u00eame apr\u00e8s avoir diffus\u00e9 toutes ces informations d\u2019avance, nous avons pass\u00e9 en revue les proc\u00e9dures au d\u00e9but de l\u2019assembl\u00e9e proprement dite.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Interaction des membres avec les conf\u00e9renciers<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Les micros \u00e9taient coup\u00e9s centralement, mais les membres pouvaient facilement activer le leur afin de poser une question. Tout s\u2019est extr\u00eamement bien d\u00e9roul\u00e9, m\u00eame si une cinquantaine de personnes participaient \u00e0 l\u2019actviti\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>M\u00e9thode de scrutin<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Demander \u00e0 chaque membre pr\u00e9sent \u00ab\u00a0pour\u00a0\u00bb une r\u00e9solution de voter aurait \u00e9t\u00e9 aussi laborieux que complexe. Nous avons donc privil\u00e9gi\u00e9 l\u2019autre mode de scrutin, en ne comptant que les voix de ceux qui \u00e9taient \u00ab\u00a0contre\u00a0\u00bb. Nous savions exactement qui \u00e9tait pr\u00e9sent et qui avait des procurations. Il \u00e9tait donc facile de calculer les r\u00e9sultats du vote sur telle ou telle r\u00e9solution. Cette m\u00e9thode a donn\u00e9 de bons r\u00e9sultats et les commentaires des membres laissent croire qu\u2019ils en ont \u00e9t\u00e9 satisfaits.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Une technologie sans accrocs<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Comme on s\u2019en doute, cet aspect a caus\u00e9 bien des insomnies aux membres de l\u2019\u00e9quipe. Le syst\u00e8me allait-il faire d\u00e9faut? Et si le son cafouillait? Ou s\u2019il y avait une panne de courant? Si une alarme d\u2019incendie se d\u00e9clenchait? Croyez-moi, nous avons imagin\u00e9 toutes les catastrophes, naturelles ou pas, qui auraient pu perturber la r\u00e9union et avons con\u00e7u un plan d\u2019urgence pour les surmonter toutes, ou presque. Puisqu\u2019elle \u00e9tait la cl\u00e9 du succ\u00e8s, la plateforme a r\u00e9clam\u00e9 la majeure partie du temps que nous avons consacr\u00e9 \u00e0 planifier et pr\u00e9parer l\u2019\u00e9v\u00e9nement.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"img-float-right alignnone wp-image-9531 size-full\" src=\"https:\/\/www.canarie.ca\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/shutterstock_258191285.png\" alt=\"shutterstock_258191285\" width=\"400\" height=\"316\" \/><\/h3>\n<h3>R\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 la technologie<\/h3>\n<p>Nous avons test\u00e9 plusieurs plateformes avant d\u2019en retenir une (Zoom). Dans notre cas, la vid\u00e9oconf\u00e9rence plut\u00f4t que le webinaire ou une autre solution constituait le meilleur choix. Nous connaissions bien la plateforme pour l\u2019avoir utilis\u00e9e pendant pr\u00e8s de deux ans, ce qui ne signifie pas que nous avons renonc\u00e9 aux r\u00e9p\u00e9titions \u2013 nous en avons fait beaucoup et appris quelques le\u00e7ons en chemin.<\/p>\n<h3>La plateforme<\/h3>\n<ul>\n<li>Assurez-vous qu\u2019elle est assez puissante pour accueillir le nombre pr\u00e9vu d\u2019utilisateurs.<\/li>\n<li>Nous devions diffuser des diapositives en fran\u00e7ais et en anglais. Pour cela, nous avons recouru \u00e0 l\u2019application PowerShow.<\/li>\n<li>N\u2019oubliez pas de d\u00e9sactiver la fonction \u00ab\u00a0annotation\u00a0\u00bb et de verrouiller le mode \u00ab\u00a0partage d\u2019\u00e9cran\u00a0\u00bb.<\/li>\n<li>Si vous enregistrez l\u2019AGA, avisez-en les participants et d\u00e9ployez la fonction d\u2019enregistrement localement.<\/li>\n<li>Faites en sorte que le micro des participants soit coup\u00e9 \u00e0 leur arriv\u00e9e (mais laissez-leur la possibilit\u00e9 de l\u2019activer). Cela r\u00e9duira ou supprimera les bruits de fond au d\u00e9but de la rencontre.<\/li>\n<li>Selon le syst\u00e8me utilis\u00e9, il se peut que le micro des membres qui se joignent \u00e0 la rencontre avec un t\u00e9l\u00e9phone doive \u00eatre coup\u00e9 manuellement (v\u00e9rifiez le syst\u00e8me pour \u00e9tablir comment proc\u00e9der).<\/li>\n<li>Assurez-vous d\u2019avoir des ordinateurs portables de secours (et des piles de rechange pour les appareils sans fil, par prudence).<\/li>\n<li>Si vous \u00eates comme nous et qu\u2019aucune pr\u00e9caution n\u2019est de trop, \u00e9tablissez une connexion redondante avec le r\u00e9seau.<\/li>\n<li>Nous avons aussi activ\u00e9 la fonction \u00ab\u00a0bavardage\u00a0\u00bb de Zoom pour que les participants posent leurs questions de cette mani\u00e8re, s\u2019ils le pr\u00e9f\u00e9raient.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Son et image<\/h3>\n<ul>\n<li>Pour \u00e9viter les retours audio, assurez-vous que les haut-parleurs dans la salle de diffusion ne sont PAS branch\u00e9s directement \u00e0 la plateforme de vid\u00e9oconf\u00e9rence.<\/li>\n<li>V\u00e9rifiez le son une heure avant l\u2019assembl\u00e9e avec des utilisateurs de l\u2019ext\u00e9rieur.<\/li>\n<li>V\u00e9rifiez l\u2019image une heure avant l\u2019assembl\u00e9e avec des utilisateurs de l\u2019ext\u00e9rieur.<\/li>\n<li>Testez la charge impos\u00e9e au syst\u00e8me\u00a0: demandez \u00e0 un grand nombre d\u2019utilisateurs de se joindre \u00e0 la r\u00e9union par le son et l\u2019image lors du test.<\/li>\n<li>Repassez le sc\u00e9nario en entier pendant les essais afin d\u2019y apporter les derniers ajustements, au besoin.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Am\u00e9nagement des lieux<\/h3>\n<ul>\n<li>Nous avons install\u00e9 deux moniteurs pour les pr\u00e9sentateurs\u00a0: le premier afin qu\u2019ils puissent se voir comme le feraient les participants, l\u2019autre pour qu\u2019ils suivent les interactions entre les membres et voient le nombre de participants.<\/li>\n<li>L\u2019AGA s\u2019est d\u00e9roul\u00e9e dans une pi\u00e8ce donnant sur l\u2019aire de r\u00e9ception. Pour \u00e9viter les distractions, nous avons ferm\u00e9 la porte principale et pri\u00e9 le personnel d\u2019en utiliser une autre.<\/li>\n<li>Nous avons plac\u00e9 une banni\u00e8re de CANARIE derri\u00e8re les conf\u00e9renciers pour leur servir d\u2019arri\u00e8re-plan, mais il faut v\u00e9rifier ce que cela donne pour \u00e9viter les reflets et autres distractions visuelles.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Mesures d\u2019urgence<\/h3>\n<ul>\n<li>Incendie\u00a0: assurez-vous aupr\u00e8s de la conciergerie qu\u2019aucun exercice d\u2019\u00e9vacuation n\u2019est pr\u00e9vu ce jour-l\u00e0.<\/li>\n<li>Pr\u00e9parez un deuxi\u00e8me jeu d\u2019\u00e9quipement ou am\u00e9nagez une autre pi\u00e8ce pour parer \u00e0 toute \u00e9ventualit\u00e9.<\/li>\n<li>D\u00e9nichez un animateur de secours et des ordinateurs portables de rechange pour les pr\u00e9sentations.<\/li>\n<li>Testez tous les plans d\u2019urgence!<\/li>\n<li>V\u00e9rifiez le fonctionnement de la connexion redondante au r\u00e9seau.<\/li>\n<li>Assurez-vous que les pr\u00e9sentateurs sont au courant des mesures d\u2019urgence et sachent ce qu\u2019ils doivent faire si jamais un probl\u00e8me surgit.<\/li>\n<li>Dressez un plan pour d\u00e9terminer ce qui se produira si vous n\u2019atteignez pas le quorum ou si des membres abandonnent en pleine r\u00e9union.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Soutien<\/h3>\n<ul>\n<li>Assurez-vous d\u2019avoir des employ\u00e9s dispos\u00e9s \u00e0 pr\u00eater main-forte aux membres qui pourraient \u00e9prouver des difficult\u00e9s techniques et indiquez leur comment r\u00e9agir avec les membres (nous en avons fait l\u2019exp\u00e9rience en cours de route) et communiquer avec les animateurs durant la vid\u00e9oconf\u00e9rence.<\/li>\n<li>Incluez les coordonn\u00e9es du personnel de soutien dans la documentation remise aux membres avant la rencontre.<\/li>\n<li>Assurez-vous qu\u2019il y a quelqu\u2019un pour r\u00e9pondre au t\u00e9l\u00e9phone une heure avant l\u2019assembl\u00e9e et tout au long de celle-ci.<\/li>\n<li>Apr\u00e8s avoir examin\u00e9 tout cela, il vous ne vous restera qu\u2019une chose \u00e0 faire.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>R\u00e9p\u00e9ter.<\/strong><\/p>\n<p>R\u00e9p\u00e9ter de <strong>nouveau.<\/strong><\/p>\n<p><strong>En r\u00e9p\u00e9ter encore.<\/strong><\/p>\n<p>Nous avons r\u00e9p\u00e9t\u00e9 l\u2019AGA une vingtaine de fois avant qu\u2019elle ait lieu. Ceci n\u2019est pas une option. La seule fa\u00e7on d\u2019\u00eatre s\u00fbr que l\u2019assembl\u00e9e virtuelle se d\u00e9roulera sans anicroche consiste \u00e0 l\u2019exp\u00e9rimenter pour faire en sorte que tout se d\u00e9roulera comme pr\u00e9vu. Ce qui veut dire r\u00e9p\u00e9ter.<\/p>\n<h3>Pendant l\u2019assembl\u00e9e<\/h3>\n<p>Le contenu est votre sp\u00e9cialit\u00e9 absolue. Pour l\u2019AGA de CANARIE, nous avons recouru \u00e0 un sc\u00e9nario tr\u00e8s d\u00e9taill\u00e9, signalant clairement le moment o\u00f9 il fallait prendre la parole, et donnant des indications aux pr\u00e9sentateurs (par ex. \u00ab\u00a0regardez l\u2019\u00e9cran\u00a0\u00bb). Pour que les choses ne se bousculent pas \u00e0 l\u2019approche de la date fatidique, nous avons fait en sorte que les diaporamas soient pr\u00eats et aient \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9s longtemps \u00e0 l\u2019avance.<\/p>\n<h3>Apr\u00e8s l\u2019AGA<\/h3>\n<p>\u00c9tant donn\u00e9 le temps et les efforts consacr\u00e9s \u00e0 la pr\u00e9paration de cette premi\u00e8re AGA virtuelle, nous voulions prendre quelques minutes avec l\u2019\u00e9quipe ensuite pour faire le point. Cela nous a donn\u00e9 la chance d\u2019\u00e9tablir ce qui avait bien march\u00e9 et ce qui \u00e9tait all\u00e9 de travers. Nous avons document\u00e9 le tout afin d\u2019avoir un processus d\u00e9taill\u00e9 sur lequel nous appuyer quand viendra l\u2019AGA, l\u2019an prochain.<\/p>\n<p>Nous avons aussi pr\u00e9par\u00e9 un bref sondage pour les membres qui assistaient \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e, afin de recueillir rapidement leurs commentaires sur l\u2019exp\u00e9rience.<\/p>\n<p>Fort heureusement, notre AGA s\u2019est r\u00e9v\u00e9l\u00e9 un succ\u00e8s, succ\u00e8s confirm\u00e9 comme suit\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Plus grand nombre de participants<\/li>\n<li>Oui! Une hausse de 124\u00a0% par rapport \u00e0 2015.<\/li>\n<li>Une exp\u00e9rience agr\u00e9able pour les membres<\/li>\n<\/ul>\n<p>Elle l\u2019a \u00e9t\u00e9 pour 50\u00a0participants (incluant les animateurs et les conf\u00e9renciers), mais pas vraiment pour les deux derniers membres qui ont tent\u00e9 de se joindre \u00e0 la r\u00e9union. En effet, nous nous sommes rendu compte que le syst\u00e8me de vid\u00e9oconf\u00e9rence n\u2019accommodait que 50\u00a0personnes (zut!). Nous ne commettrons pas deux fois la m\u00eame erreur. Il en accepte d\u00e9sormais cent.<br \/>\nCommentaires positifs lors du sondage<\/p>\n<p>La r\u00e9action \u00e9tait positive au-del\u00e0 de toute attente. Les membres nous ont remerci\u00e9 d\u2019avoir pu participer \u00e0 l\u2019assembl\u00e9e sans avoir \u00e0 se d\u00e9placer et nous ont f\u00e9licit\u00e9s pour une AGA si bien organis\u00e9e et rondement men\u00e9e.<\/p>\n<p>Enfin, nous avons c\u00e9l\u00e9br\u00e9 l\u2019\u00e9v\u00e9nement et veill\u00e9 \u00e0 ce que chacun re\u00e7oive les \u00e9loges qui lui \u00e9taient dus (et puisse enfin prendre la nuit de repos m\u00e9rit\u00e9e)!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Par Nancy Carter, directrice des finances En 2016, l\u2019\u00e9quipe de CANARIE a effectu\u00e9 un virage radical en choisissant de tenir [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":4584,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[71],"tags":[],"program":[205],"class_list":["post-10400","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blogues","program-entreprise"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.4 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Ainsi donc, vous aimeriez tenir une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle virtuelle? 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