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Politique de confidentialité

CANARIE privilégie l’ouverture et la transparence dans les communications, notamment par le partage de l’information, dans le respect de la vie privée du maître d’œuvre et de ses partenaires. Bien qu’il ne soit pas assujetti à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels ni à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérales, CANARIE opère sans rien cacher tout en adhérant aux principes de la liberté de l’information et de la protection de la vie privée.

Protection de la vie privée

Dans le cadre de ses activités de financement, CANARIE recueille des renseignements sur ceux qui lui soumettent des demandes et qui pilotent les projets qu’il subventionne. CANARIE recueille aussi des renseignements sur ceux avec qui il communique durant l’exécution de ses programmes. La présente politique énonce les principes d’accès à l’information et de protection de la vie privée adoptés par l’organisme et décrit comment CANARIE utilise et divulgue de tels renseignements.

Principes

L’accès à l’information et la protection de la vie privée sont gouvernés par les principes énoncés ci-dessous, inspirés du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, considéré comme une norme nationale depuis 1996.

  • Imputabilité : CANARIE est responsable des renseignements personnels qu’il détient et a désigné son président et chef de direction comme agent de protection de la vie privée, dont le rôle consiste à veiller à ce que l’organisme se conforme à ses principes en la matière.
  • Identification des motifs : Les raisons pour lesquelles CANARIE recueille des renseignements personnels seront identifiées au moment où l’information sera recueillie ou avant.
  • Consentement : Avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels, CANARIE signalera ses intentions à la personne concernée et obtiendra son consentement, sauf si la démarche est inappropriée.
  • Collecte restreinte : Les renseignements personnels recueillis par CANARIE se limiteront à ceux indispensables pour les motifs indiqués. Ces renseignements seront glanés par des moyens justes et licites.
  • Usage restreint, divulgation et rétention : L’information ne pourra être utilisée ni divulguée à d’autres fins que celles pour lesquelles on l’a recueillie, à moins que la personne concernée ne l’autorise ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps voulu pour les motifs indiqués.
  • Exactitude : Les renseignements personnels seront exacts, complets et actuels, comme le veulent les fins auxquelles ils sont destinés.
  • Sauvegarde : Les renseignements personnels seront protégés par des mesures appropriées à la sensibilité de l’information.
  • Ouverture : CANARIE mettra l’information sur ses politiques et ses pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels facilement à la disposition de ceux qui souhaitent en prendre connaissance.
  • Accès personnel : Quiconque le demande sera informé de l’existence, de l’usage et de la divulgation des renseignements le concernant et aura accès à ces renseignements. Toute personne pourra demander que les inexactitudes factuelles la concernant soient rectifiées.
  • Contestation de la conformité : On pourra contester le respect des principes énoncés plus haut auprès de l’agent de protection de la vie privée de l’organisme.

Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels
CANARIE demande à ceux qui soumettent un projet en vue de son financement de lui fournir des renseignements personnels sur le maître d’œuvre et les participants. Ces renseignements peuvent inclure un curriculum vitae, des coordonnées, la liste des établissements d’enseignement auxquels les personnes sont affiliées, des données d’ordre budgétaire et des précisions sur la rémunération, sans toutefois s’y limiter. CANARIE utilisera ces renseignements pour étudier la demande de financement.

CANARIE se sert des renseignements personnels recueillis avec les demandes de financement pour examiner ces dernières, puis accorder une contribution et en contrôler l’usage. Dans le cadre de cet examen, les renseignements personnels fournis avec la demande sont divulgués aux membres du conseil d’administration de l’organisme et du comité directeur. Ces derniers sont mis au courant des obligations de CANARIE quant à la protection des renseignements personnels et conviennent de respecter ces obligations.

CANARIE utilise aussi les renseignements personnels fournis avec les demandes de financement à des fins de gestion interne, d’administration et d’évaluation. à cet égard, il se peut que CANARIE utilise et divulgue des renseignements personnels pour planifier, évaluer, examiner et vérifier ses programmes ainsi que pour produire des statistiques sur ces activités.

CANARIE publie et diffuse couramment certains renseignements fournis avec les demandes de financement retenues. L’information diffusée peut inclure des renseignements sur le maître d’œuvre et les chercheurs, notamment leur nom, l’institution et le département auxquels ils appartiennent et leur domaine de spécialisation.

CANARIE utilise aussi son site Web et son courrier électronique pour recueillir des données sur les personnes qui aimeraient recevoir ses communiqués de presse et d’autres publications. Ces renseignements sont recueillis uniquement à cette fin et ne sont diffusés ni utilisés pour quelque autre raison que ce soit.

CANARIE utilise Google Analytics, outil web qui glane des données anonymes (témoins) à partir du navigateur utilisé par les personnes visitant le site de l’organisme. CANARIE ne consulte et ne recueille aucune information susceptible d’aboutir à l’identification de l’internaute.

Le logiciel employé indique seulement le temps que l’internaute séjourne sur le site de l’organisme, comment il y est arrivé et les liens du site les plus populaires. Ces données aident CANARIE à améliorer la fonctionnalité de son site afin que l’utilisateur en retire l’expérience la plus enrichissante.

Consentement concernant l’usage et la divulgation des renseignements personnels
Quand il présente une demande de financement, le maître d’œuvre est tenu de signer un formulaire autorisant l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels. Il est également tenu d’obtenir ce consentement des participants. Lorsqu’il reçoit le formulaire dûment signé, CANARIE est réputé avoir reçu du maître d’œuvre et des participants leur consentement. Le consentement fourni dans le cadre de l’exécution du programme (demandes de financement, etc.) ne peut être retiré.

Conservation de l’information
CANARIE gardera l’information recueillie avec les demandes de financement suffisamment longtemps pour lui permettre de réaliser les objectifs du programme, notamment sa planification, son évaluation, son examen et sa vérification ainsi que la production de statistiques sur les activités qui s’y rapportent.

Exactitude des renseignements personnels
CANARIE corrigera les erreurs factuelles sur les renseignements personnels qu’il détient à la présentation de preuves satisfaisantes en ce sens par la personne concernée.

Protection de l’information
CANARIE prendra les mesures appropriées pour mettre les renseignements personnels qu’il a recueillis à l’abri de la perte, du vol ainsi que d’un accès, d’une divulgation, d’un usage ou d’une modification non autorisés. Ces mesures prévoient la mise en place de procédures et de systèmes de nature physique, organisationnelle et électronique. CANARIE demandera à ses employés qu’ils tiennent les renseignements personnels confidentiels et se conforment aux normes relatives à la protection de tels renseignements mentionnées dans la clause sur la confidentialité de sa Politique de gestion des ressources humaines. CANARIE prendra les dispositions voulues pour s’assurer que les renseignements personnels demeurent confidentiels à l’élimination et à la destruction des dossiers.

Accès aux renseignements personnels
Toute personne sur laquelle CANARIE a recueilli et possède des renseignements peut demander à avoir accès à cette information. Sur présentation d’une demande à son agent de protection de la vie privée, CANARIE signalera aux concernés l’existence, l’usage et la divulgation des renseignements personnels que détient l’organisme. Les demandes d’accès à l’information raisonnables ne feront l’objet d’aucuns frais, à moins que la personne concernée ne réclame une copie des dossiers ou ne formule des demandes à répétition, ou que la demande n’entraîne des coûts de récupération importants. CANARIE ne répondra pas aux demandes d’accès aux renseignements personnels de nature frivole, vexatoire ou répétitive.

Dans certaines circonstances, il se pourrait que CANARIE ne puisse donner accès à une partie ou à la totalité des renseignements que l’organisme détient sur une personne. De telles circonstances pourraient, par exemple, inclure l’impossibilité de séparer les renseignements sur la personne concernée de ceux se rapportant à d’autres personnes ou l’impossibilité de divulguer les renseignements pour des raisons de sécurité personnelle, de privilège entre solliciteur et client ou de confidentialité commerciale.

CANARIE ne diffusera aucune information de nature personnelle ou privée sauf en conformité à sa politique de protection des renseignements personnels ou à moins que la loi ne l’exige.

Demandes d’accès, questions, préoccupations, annulation du consentement
Les personnes peuvent demander d’accéder à l’information les concernant, poser des questions, signaler leurs préoccupations ou modifier ou annuler leur consentement eu égard à l’usage de leurs renseignements personnels par CANARIE conformément à la présente politique en communiquant avec l’agent de protection de la vie privée de l’organisme.

Par la poste :

CANARIE inc.
45, rue O’Connor
Bureau 500
Ottawa (Ontario)
K1P 1A4

Par téléphone : 613-943-5454

Par courriel : privacy@canarie.ca